اتوماسیون اداری

<p>خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) مجموعه&zwnj;ای از روش&zwnj;های کاری و نرم&zwnj;افزار و سخت&zwnj;افزار رایانه است که برای دخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می&zwnj;رود.</p><p>بسیاری از تکنولوژی&zwnj;های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده&zwnj;اند &laquo;انسان فکر کند، ماشین کار کند&raquo;. با وجود گذشت سالها از پیاده&zwnj;سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می&zwnj;گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره&zwnj;وری در سازمانها شده است.</p><p>نتیجه اهداف، اندیشه&zwnj;ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می&zwnj;شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه&zwnj;های زیاد فراهم می&zwnj;آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می&zwnj;باشد که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه&zwnj;ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می&zwnj;گردد.</p><p>حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت&zwnj;ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه&zwnj;ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می&zwnj;شوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می&zwnj;دهد سازمانها و شرکت&zwnj;های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می&zwnj;کنند و از ۷۰٪ زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی&zwnj;شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه&zwnj;های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می&zwnj;کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می&zwnj;کند.</p><p>اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش&zwnj;های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه&zwnj;های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه&zwnj;ای رایانه&zwnj;ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.</p><p>برخی بخش&zwnj;های رایج سیستم&zwnj;های خودکارسازی اداری به شرح زیر است:</p><p>۱- درگاه سازمانی</p><p>۲- کارتابل پرسنل</p><p>۳- تقویم و برنامه&zwnj;ریزی روزانه</p><p>۴- سیستم روابط عمومی</p><p>۵- بایگانی و آرشیو اسناد</p><p>۶- موتور جستجوی اسناد تحت وب</p><p>۷- مدیریت فرآیندهای کسب و کار</p><p>۸- موتور گردش کار</p><p>۹- طراح گردش کار</p><p>۱۰- مدیریت صورتجلسات</p><p>۱۱- مدیریت دبیرخانه</p><p>۱۲- ارجاع الکترونیکی</p><p>۱۳- کتابخانه الکترونیک</p><p>۱۴- سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص</p><p>۱۵- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته</p><p>۱۶- تلفن گویا</p><p>۱۷- اطلاع&zwnj;رسانی گویا</p><p>۱۸- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان</p><p>۱۹- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه</p><p>۲۰- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه&zwnj;ای</p><p>۲۱- مدیریت ارسال و دریافت فکس</p><p>۲۲- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل</p><p>۲۳- دفترچه یادداشت روزانه</p><p>۲۴- گفتگو و تبادل پیغام</p><p>۲۵- مدیریت زمان&zwnj;بندی گزارش&zwnj;ها</p><p>۲۶- مدیریت و امنیت ۶ لایه</p><p>۲۷- گزارش سا</p><p>ز پویا</p><p>۲۸- تحلیل داده&zwnj;ها در کسب و کار هوشمند</p><p>۲۹- فرم ساز پویا</p><p>۳۰- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب</p><p>&nbsp;</p><p><strong>مزایای اتوماسیون اداری</strong></p><p><br />استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، علاوه بر اینکه&nbsp;&nbsp;باعث صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه&zwnj;ها و در نتیجه بهره ور شدن سازمان میشود، دستاوردهای چشم&zwnj;گیری برای مدیران،&nbsp;کارشناسان،&nbsp;کارکنان دبیرخانه و بایگانی ، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت محیط زیست به دنبال دارد که در ادامه به برخی از آن&zwnj;ها اشاره میکنیم.</p><ul><li>حذف قابل ملاحظه&lrm;ای ازمکاتبات کاغذی در سازمان</li><li>انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار</li><li>استفاده بهینه از زمان با عملیات&nbsp;خودکارسازی فرآیندهای اداری</li><li>ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه&lrm;ی آسان</li><li>برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه</li><li>به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده&zwnj;کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک</li><li>مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف&lrm;سازی در مراحل گردش اسناد</li><li>پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی</li><li>مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان</li><li>ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار</li><li>ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.</li><li>ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن &zwnj;باشند.</li><li>پیگیری نامه&zwnj;ها از طریق تلفن و یا اینترنت درراستای طرح تکریم ارباب رجوع</li><li>تعامل الکترونیکی با سایر سازمان&lrm;ها</li><li>صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست</li></ul>